Manual de políticas y procedimientos para el tratamiento de datos personales promotora Aviñon S.A.S.

AVISO DE PRIVACIDAD. PROMOTORA AVIÑON S.A.S., sociedad legalmente constituida, identificada con el NIT: 900.367.501-9, ubicada en la CR 49 CL 52 170 IN 900, dando cumplimiento a lo establecido por la Ley 1581 de 2012, reglamentada por el decreto 1377 de 2013, Decreto 1074 de 2015, y demás normas, que los complementen o adicionen, mediante el presente aviso se permite poner a disposición del público su manual de políticas y procedimientos para el tratamiento de los datos personales recolectados

Lo anterior, con el fin de cumplir los presupuestos constitucionales contenidos en los artículos 15 y 20 de la Constitución Política de Colombia sobre derecho a la intimidad y habeas data.

OBJETIVO. – EL presente manual tiene por objetivo establecer los criterios bajo los cuales de tratarán y administrarán todos los datos personales que hayan sido recolectados y almacenados dentro de las bases de datos de PROMOTORA AVIÑON S.A.S. y los procedimientos necesarios para garantizar los derechos de los titulares de dichos datos.

ALCANCE. – El presente manual aplica para toda la información personal registrada en las bases de datos de PROMOTORA AVIÑON S.A.S., y de cada una de sus dependencias, quien actúa en calidad de responsable del tratamiento de los datos personales, y es de obligatorio cumplimiento.

TRATAMIENTO Y FINALIDAD. – PROMOTORA AVIÑON S.A.S., en desarrollo de su objeto social, podrá recolectar, almacenar, usar, circular, transmitir, datos personales de los titulares con los cuales tuviere establecida o estableciere una relación, permanente u ocasional con la finalidad para la cual fueron recolectados, y que se enuncian a continuación:

  • Recolectar, circular, archivar, transmitir, y usar información que se recopile de clientes para fines comerciales, relacionados con el proyecto inmobiliario que adelanta PROMOTORA AVIÑON S.A.S., Esto incluye la realización de campañas de mercadeo, promoción y venta de inmuebles, o derechos fiduciarios, o cualquier otra figura por medio de la cual se realice la promoción y comercialización de inmuebles nuevos o usados.
  • Transmitir datos a terceros vinculados a PROMOTORA AVIÑON S.A.S, por contratos, con el propósito de adelantar la vinculación a los encargos fiduciarios, firmar promesas de compraventa, y demás objetivos operativos, requeridos para llevar a cabo adecuadamente su labor.
  • Recopilar información de empleados y ex empleados, con el propósito de cumplir con la ley laboral, comercial, tributaria, etc realizar las afiliaciones y desafiliación al sistema de seguridad social, definir cargos y funciones, establecer estadísticas de rotación laboral, determinar políticas de incentivos, así como cualquier proceso de administración y organización al interior de PROMOTORA AVIÑON S.A.S.
  • Recolectar información de proveedores, distribuidores, socios de los proyectos, para fines contables, tributarios, comerciales, estadísticos y financieros.
  • Enviar información relacionada con proyectos, programas u operaciones, entre otros.
  • Recoger información con el fin de realizar consulta de información en entidades públicas y privadas que realicen tratamiento de datos personales.
  • Recolectar, usar, transmitir información para emitir facturas y cuentas de cobros.
  • Realizar pagos y afiliaciones.
  • Transferir los datos a entidades nacionales o internacionales con las cuales tenga relación PROMOTORA AVIÑON S.A.S, previa notificación al titular de los datos personales.
  • Consultar y hacer reportes en Centrales de información.
  • Dar respuesta a peticiones, quejas y reclamos.

ACTUALIZACION DE LAS BASES DE DATOS PROMOTORA AVIÑON S.A.S, actualiza de manera permanente e inmediata las bases de datos personales que reposan en sus archivos físicos y digitales, con el lleno de los requisitos legales. Por lo anterior, PROMOTORA AVIÑON S.A.S., solicita la autorización de los titulares de los datos que posee, para continuar con su tratamiento. El uso de dichas bases está restringido estrictamente para los fines propios para los cuales se hayan recogido de su titular y de acuerdo a la manifestación libre,  previa, expresa e informada.

PRINCIPIOS. – PROMOTORA AVIÑON S.A.S, como responsable del manejo de los datos personales, así como los encargados del manejo de los datos y los terceros a los que se les transfiera datos personales, deberán dar cumplimiento a los principios y reglas establecidas por la Ley y en el presente manual de tratamiento, con el fin de garantizar el derecho fundamental que tienen las personas a conocer, actualiza, suprimir, y rectificar información que se haya recolectado sobre ellas. Estos principios  a saber son los de finalidad, libertad, veracidad o calidad, transparencia, acceso y circulación restringida, temporalidad, seguridad y confidencialidad.

DERECHOS DE LOS TITULARES DE LOS DATOS PERSONALES. – PROMOTORA AVIÑON S.A.S, dando cumplimiento a lo establecido por la Ley 1581 de 2012 reglamentada por el Decreto 1377 de 2013, enuncia los siguientes derechos en cabeza de dichos titulares:

  • Acceder, conocer, actualizar, rectificar y suprimir los datos personales de las bases de datos de PROMOTORA AVIÑON S.A.S, derecho que podrá ejercer además para rectificar, datos parciales, inexactos, incompletos, o que induzcan a error o aquellos cuyo tratamiento no haya sido autorizado sea expresamente prohibido.
  • Solicitar prueba de la autorización otorgada a PROMOTORA AVIÑON S.A.S, para el tratamiento de sus datos personales.
  • Ser informado por PROMOTORA AVIÑON S.A.S, previa solicitud, respecto del uso que les ha dado a sus datos personales.
  • Presentar, cuando sea el caso, ante la Superintendencia de Industria y Comercio, quejas por infracciones a lo dispuesto en la Normativa.
  • Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales.
  • Acceder y conocer en forma gratuita los datos personales que sean objeto de tratamiento de acuerdo con lo dispuesto por la Normativa en tratamiento de datos personales.

Estos derechos podrán ser ejercidos por, el titular de los datos personales, los causahabientes del titular de los datos personales y el representante y/o apoderado del titular de los datos personales.

CASOS EN LOS QUE NO SE REQUIERE AUTORIZACIÓN PARA EL TRATAMIENTO DE LOS DATOS PERSONALES QUE TENGA EN SU PODER.-

  • Cuando se trate de datos de naturaleza pública, tales como el registro civil de las personas, profesión u oficio, calidad de comerciante o servidor público entre otros.
  • Cuando la información sea requerida a PROMOTORA AVIÑON S.A.S., por una entidad pública o administrativa que esté actuando en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial.

RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO.- PROMOTORA AVIÑON S.A.S., con sede principal en la  CR 49 CL 52 170 IN 900, teléfono  3218399482, correo electrónico info@planinmobiliario.co es el responsable del tratamiento de los datos personales de sus bases de datos.

DEBERES COMO RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO. – PROMOTORA AVIÑON S.A.S., como responsable del tratamiento deberá cumplir los siguientes deberes, sin perjuicio de las demás disposiciones previstas en la presente ley y en otras que rijan su actividad:

  • Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.
  • Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en la Ley 1581 de 2012, copia de la respectiva autorización otorgada por el Titular.
  • Informar debidamente al Titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada.
  • Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
  • Garantizar que la información que se suministre al Encargado del Tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
  • Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al Encargado del Tratamiento, todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a este se mantenga actualizada.
  • Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al Encargado del Tratamiento.
  • Suministrar al Encargado del Tratamiento, según el caso, únicamente datos cuyo Tratamiento esté previamente autorizado.
  • Exigir al Encargado del Tratamiento en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del Titular.
  • Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la ley 1581 de 2012.
  • Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la política de tratamiento de datos y en especial, para la atención de consultas y reclamos.
  • Informar al Encargado del Tratamiento cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del Titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo.
  • Informar a solicitud del Titular sobre el uso dado a sus datos.
  • Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.
  • Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.

ENCARGADO DEL TRATAMIENTO.- PROMOTORA AVIÑON S.A.S., designa como encargados de tratamiento de datos a todos los empleados y contratistas, ya sea persona natural o jurídica, a cuyo cargo corresponda el tratamiento de datos personales.

DEBERES DE LOS ENCARGADOS DEL TRATAMIENTO.Los Encargados del Tratamiento deberán cumplir los siguientes deberes, sin perjuicio de las demás disposiciones previstas en la presente ley y en otras que rijan su actividad:

  • Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.
  • Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
  • Realizar oportunamente la actualización, rectificación o supresión de los datos de acuerdo a lo establecido por la ley.
  • Actualizar la información reportada por los Responsables del Tratamiento dentro de los cinco (5) días hábiles contados a partir de su recibo.
  • Tramitar las consultas y los reclamos formulados por los Titulares en los términos señalados en la ley.
  • Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de del tratamiento de datos personales y, en especial, para la atención de consultas y reclamos por parte de los Titulares.
  • Registrar en la base de datos las leyenda “reclamo en trámite” en la forma en que se regula en la ley 1581 de 2012.
  • Insertar en la base de datos la leyenda “información en discusión judicial” una vez notificado por parte de la autoridad competente sobre procesos judiciales relacionados con la calidad del dato personal.
  • Abstenerse de circular información que esté siendo controvertida por el Titular y cuyo bloqueo haya sido ordenado por la Superintendencia de Industria y Comercio.
  • Permitir el acceso a la información únicamente a las personas que pueden tener acceso a ella.
  • Informar a la Superintendencia de Industria y Comercio cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.
  • Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.

MECANISMOS PARA CONOCER LA POLÍTICA DE TRATAMIENTO. – PROMOTORA AVIÑON S.A.S pone a disposición de los titulares de los datos personales esta política de tratamiento de datos, en Cra 28 numero 37 B Sur-43 Envigado y demás medios idóneos de que disponga la compañía.

AUTORIZACIÓN PARA USO DE DATOS PERSONALES. – PROMOTORA AVIÑON S.A.S para el tratamiento de datos personales, solicita a los titulares su autorización libre, previa, expresa e informada, a través cualquier medio idóneo que permita su almacenamiento. 

TRATAMIENTO DE DATOS SENSIBLES. PROMOTORA AVIÑON S.A.S., dando de cumplimiento a lo contemplado por el artículo 6 de la Ley 1581 de 2012, no realiza el tratamiento de datos sensibles de los habla el artículo 5 de la misma ley, salvo en los siguientes casos:

  • El Titular haya dado su autorización explícita a dicho Tratamiento, salvo en los casos que por ley no sea requerido el otorgamiento de dicha autorización;
  • El Tratamiento sea necesario para salvaguardar el interés vital del Titular y este se encuentre física o jurídicamente incapacitado. En estos eventos, los representantes legales deberán otorgar su autorización;
  • El Tratamiento sea efectuado en el curso de las actividades legítimas y con las debidas garantías por parte de una fundación, ONG, asociación o cualquier otro organismo sin ánimo de lucro, cuya finalidad sea política, filosófica, religiosa o sindical, siempre que se refieran exclusivamente a sus miembros o a las personas que mantengan contactos regulares por razón de su finalidad. En estos eventos, los datos no se podrán suministrar a terceros sin la autorización del Titular;
  • El Tratamiento se refiera a datos que sean necesarios para el reconocimiento, ejercicio o defensa de un derecho en un proceso judicial;

PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES DE MENORES DE EDAD. – PROMOTORA AVIÑON S.A.S., deberá contar con la autorización previa expresa e informada del padre, madre, o representante legal para el tratamiento de los datos personales de los menores de edad.

CONFIDENCIALIDAD Y SEGURIDAD DE LAS BASES DE DATOS. – PROMOTORA AVIÑON S.A.S., dispone de los recursos necesarios para brindar seguridad y confidencialidad a los datos personales que tiene en su poder y verificará cuando corresponda, la procedencia de las excepciones legales para entregar los datos personales a las autoridades en los casos pertinentes.

MEDIOS PARA OTORGAR LA AUTORIZACIÓN. – PROMOTORA AVIÑON S.A.S., para obtener la autorización de tratamiento de datos personales, utilizará cualquier medio idóneo donde conste la autorización otorgada por el titular de los datos personales, tales como cotizaciones, hojas de negociación, formato de vinculación al encargo fiduciario, etc.

PRUEBA DE LA AUTORIZACIÓN. – PROMOTORA AVIÑON S.A.S., almacena en archivos físicos o digitales, la autorización otorgada por los titulares de los datos personales para su tratamiento, de manera directa.

TRANSFERENCIAS DE DATOS PARA TRATAMIENTO POR PARTE DE TERCEROS NACIONALES E INTERNACIONALES. – PROMOTORA AVIÑON S.A.S., puede transmitir o transferir de manera parcial o total los datos personales a terceros en el país o en el exterior, para lo cual solicita autorización de su titular e implementa las acciones necesarias para el cumplimiento de los preceptos legales de Colombia. Estos terceros son principalmente, la sociedad que comercializa el proyecto, las entidades fiduciarias, los socios de PROMOTORA AVIÑON S.A.S.,

PROCEDIMIENTOS PARA EL EJERCICIO DE LOS DERECHOS DE LOS TITULARES DE LOS DATOS PERSONALES

En atención a lo consagrado por el Título V de la Ley 1581 de 2012, Para garantizar el ejercicio adecuado de sus derechos, los titulares de los datos personales podrán realizar consultas, quejas, reclamos  o cualquier solicitud a PROMOTORA AVIÑON S.A.S., con relación al tratamiento que le dan a la información recolectada, mediante comunicación escrita realizada por el titular o el causahabiente  remitida a la dirección Cra 28 numero 37 B Sur-43 Envigado o al correo electrónico info@planinmobiliario.co, donde conste los siguientes datos:

  • Fecha
  • Nombre completo del titular
  • Copia del documento de Identificación del titular o prueba de su condición de causahabiente.
  • Procedimiento que desea realizar: consulta, corrección, supresión, actualización o revocatoria.
  • Proyecto inmobiliario donde fueron recoletados los datos objeto de tratamiento.
  • Breve descripción de los hechos que dan lugar a la solicitud
  • Información para la notificación

CONSULTAS-. La consulta será atendida en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la misma. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

RECLAMOS.-  Los reclamos deberán atenderse en un término máximo de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo.

Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.

En caso de que quien reciba el reclamo no sea competente para resolverlo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado.

Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos una leyenda que diga “reclamo en trámite” y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido.

No podrá concederse la supresión de los datos personales por solicitud realizada por el titular o su representante, cuando exista un deber legal o contractual para que los datos personales permanezcan en la respectiva base de datos

Dar cumplimiento al procedimiento señalado para realizar consultas o reclamos, será requisito de procedibilidad para que el titular o causahabiente eleve queja ante a superintendencia de industria y comercio, con el fin de garantizar su derecho al habeas data.

MODIFICACIONES: Cuanlquier modificación sustancial que PROMOTORA AVIÑON S.A.S., realice a sus politicas y procedimientos de tratamiento de datos personales; serán publicadas en la página web www.ozproyecto.com

VIGENCIA: La presente Política para el Tratamiento de Datos Personales rige a partir de su fecha de publicación. Las bases de datos en las que se registrarán los datos personales tendrán una vigencia igual al tiempo en que se mantenga y utilice la información para las finalidades descritas en esta política. Una vez se cumplan esas finalidades y siempre que no exista un deber legal o contractual de conservar su información, sus datos serán eliminados de nuestras bases de datos.